Ga je met verlof? Met deze checklist voor een goede werkoverdracht kun je je werk écht loslaten.
Misschien ga je binnenkort bevallen, neem je zorgverlof, of ga je op vakantie. Je gaat in elk geval met verlof en zult dus een tijdje niet werken en iemand anders neemt het van je over. Dat is natuurlijk heel fijn, maar kunnen ze jou wel missen? Gaat je vervanger het wel goed doen? Loopt het niet allemaal in de soep? Allemaal vragen die ervoor zorgen dat je je werk niet los kunt laten.
Geen zorgen! Met deze checklist regel jij in 10 stappen een goede werkoverdracht, zodat jij met een gerust hart met verlof kunt gaan en je werk wél los kunt laten.
1. Begin op tijd aan het opstellen van je werkoverdracht
Een goede werkoverdracht maken kost tijd. Als je te laat begint, vergeet je geheid informatie op te nemen. Start bij zwangerschapsverlof zo’n 8 tot maximaal 6 weken van tevoren met het opstellen van je overdracht. Bij zwangerschap komt het namelijk nog wel eens voor dat je onverwacht eerder moet stoppen. Bij andere soorten verlof kun je korter op de verlofdatum beginnen.
2. Geef een beschrijving van de organisatie
Zorg voor een organogram van het bedrijf, beschrijf duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is en wat jouw rol is binnen de organisatie. Zorg dat zowel de lijnen binnen het hele bedrijf, als die binnen jouw afdeling duidelijk zijn. Hoe meer duidelijkheid er is, hoe makkelijker jouw vervanger het werk kan overnemen.
3. Geef een concrete functieomschrijving
Beschrijf het doel van jouw functie en leg concreet uit wat jouw werkzaamheden zijn, zowel de reguliere als de incidentele. Geef ook inzicht in jouw agenda: wanneer heb je vast overleg met een collega? Wanneer is de wekelijkse vergadering van het team gepland? Noteer tijden en locaties van deze afspraken, met wie ze zijn en waar ze voor bedoeld zijn.
4. Maak een lijst met praktische zaken
Noteer van iedereen met wie jij contact hebt voor jouw werk, inclusief externe partijen, de naam, wat ze doen en hoe je ze kunt bereiken. Dit is de wie-is-wie-lijst. Maar denk ook aan zaken als lunchtijden en -plek, waar het kopieerapparaat/de printer staat, hoe de telefoon (doorverbinden/voicemail) werkt en hoe je het gebouw afsluit. Allemaal dingen die voor jou superlogisch zijn, maar compleet onbekend voor je vervanger.
Tip: denk ook aan inloggegevens voor websites en software die je vervanger nodig heeft!
5. Geef naast een praktische, ook een sociale beschrijving
Het is voor je vervanger ook fijn om te weten hoe de cultuur op de werkvloer is, de werksfeer en welke gedragsregels er gelden. Hoe is de sfeer binnen het team, hoe is de relatie met de leidinggevenden, hoe zijn de omgangsvormen? Het is heel prettig voor een vervanger om dit van tevoren te weten.
6. Licht anderen in over je afwezigheid
Vergeet niet om naast je leidinggevende en directe collega’s, ook mensen buiten je team in te lichten dat je een tijd afwezig bent. Denk hierbij aan collega’s van andere afdelingen of externe partijen. Stel een afwezigheidsassistent in voor je e-mail, waarin je vertelt tot wanneer je afwezig bent en bij wie men tot die tijd moet zijn.
Tip: vermeld in deze out-of-office-reply je tweede of zelfs derde dag terug als de dag waarop je weer begint. Op die manier kun je op je eerste dag even rustig inkomen, zonder dat iedereen meteen weer iets van je wil.
7. Maak afspraken over je bereikbaarheid
Denk van tevoren goed na waar jij wel en niet voor bereikbaar wilt zijn. Zijn er dingen die per se door jou gedaan móéten worden? Maak hier met je leidinggevende, directe collega’s én je vervanger duidelijke afspraken over.
8. Bepaal de bevoegdheden van je vervanger
Bedenk welke bevoegdheden jij allemaal hebt: stukken ondertekenen, sleutels voor bepaalde ruimtes, beslissingen nemen zonder overleg. Krijgt jouw vervanger dezelfde bevoegdheden? Bespreek dit eventueel met je leidinggevende en zet de bevoegdheden die jouw vervanger krijgt goed op papier.
9. Stem verwachtingen af
Voorkom dat je leidinggevende andere verwachtingen heeft van jouw vervanging dan jij, of ze nou hoger zijn of lager. Spreek daarom jouw vervanging en werkoverdracht met je leidinggevende door en zorg ervoor dat jullie dezelfde verwachtingen hebben.
Tip: bespreek ook met je vervanger jouw eigen verwachtingen voor hoe hij of zij het werk uitvoert. Houd hierbij in je achterhoofd dat niet alles exact op jouw manier gedaan kan worden en dat dat ook niet hoeft.
10. Laat je overdracht checken door je collega’s
Bij een nauwe samenwerking met collega’s is het handig om je overdracht door hen te laten checken op haalbaarheid en volledigheid. Staat alles erin of ben je nog iets vergeten? Moet alles door je vervanger worden opgepakt of kunnen sommige zaken wachten tot jij terug bent? Het is heel goed om een fris paar ogen met je te laten meekijken, zodat je zeker weet dat jouw werkoverdracht concreet, compleet en duidelijk is.
Je vervanger kan jouw werk nooit exact op jouw manier doen, maar met deze checklist zorg je in elk geval voor een soepele werkoverdracht, zodat het werk met inzet en aandacht zo goed mógelijk op jouw manier kan worden gedaan.
Zoek je vervanging? Kijk op four months – hoe wij werken hoe wij voor jou de perfecte match kunnen vinden.
Of bekijk onze video over wie wij zijn en wat we doen!
Bedankt voor het lezen en leuk dat je Mamablogger een bezoekje brengt! Mijn naam is Marisca. Ik ben getrouwd met Patrick en Moeder van Milan (okt. ’10) en Floris (okt. ’17). Niets is leuker dan schrijven over het moederschap en jullie te inspireren met budgettips, uittips, persoonlijke verhalen etc. Kortom, Mamablogger is het meest persoonlijke online magazine voor moeders.
